Catégorie : Orga

Orga – Choisir mes sources

Feed rss atom, avr. 2022
Feed rss atom

Orga – Choisir mes sources.

Un billet en réponse ou en complément d’un billet de Chez Iceman « Blog – Raffiner Ses Sources » ou plus précisément mon expérience, j’allais donc pas mettre le même titre.

Dans le billet de Iceman il est déjà décrit de l’utilité des flux RSS ou Atom pour avoir une diversité du choix des sources et une certaine liberté de consultation (pas besoin d’aller régulièrement sur tel ou tel site pour savoir s’il y a une nouvelle publication).

Choix de l’agrégateur

Dans quelle catégorie d’internautes êtes-vous ?
Iceman pose cette question déterminante.

Car je vois 3 catégories dans les internautes et même humains :

  1. Celles/Ceux qui restent bloqués sur une chaîne télé, un site unique, un seul journal, voire un petit peu plus mais de même bord politique.
  2. Celles/Ceux qui lisent à partir de réseaux sociaux ou de google news et autre agrégateur
  3. Celles/Ceux qui utilisent les flux RSS pour mélanger différentes sources de leurs choix…ou alors qui ont le courage de lire différentes sources papiers auxquelles ils/elles sont abonnés.

Je me considère, comme lui, plutôt dans la troisième catégorie.

Mais choisir son agrégateur dépend de la façon dont vous souhaitez le consulter.

  • Depuis n’importe où, Pc et smartphone. Il faut une solution hébergée, soit chez-vous, sur un serveur distant, dans les deux cas il existe des solutions sur cloud ou hors cloud. Me concernant j’utilise depuis très longtemps Tiny Tiny RSS (TT-RSS) sur mon serveur, j’ai testé Flux sous Nextcloup pendant 2 ans et suis revenu TTRSS. C’est ce qui me convient le mieux.
  • Vous n’avez pas de compte cloud, pas de serveur ne souhaitez pas en avoir mais juste utiliser un agrégateur depuis votre PC de bureau ou familiale… Sous Linux vous avez un grand choix d’agrégateurs (certains liés à des navigateurs et plein d’autres applications clientes).

Choix des sources et liberté de consultation

Je trie mes sources par catégorie (Actualité, Blogueurs, Actu-technique, Culture, Loisirs, etc.) et j’essaie de diversifier mes sources dans chaque catégorie. Je n’ai pas de notification, je vais sur l’agrégateur lorsque j’en ai envi, généralement au moins une fois par jour.
J’essaie de diversifier mes sources d’information, Je dois en être aux alentours d’une centaine de sources qui s’enrichissent un peu plus chaque année et je fais aussi le ménage une fois par an.

Hé Sima ! Et tu lis tout !
Non, non…

Non, je n’en aurais pas le temps, c’est même impossible !
Je survole et lis que ce qui m’intéresse, et j’en sélectionne certains que je lirai plus tard, d’autres mis de côté si je pense que cela peut m’être utile à un autre moment (généralement les techniques).
Le gros avantage d’un agrégateur c’est qu’il permet d’être informé des publications sans avoir besoin d’aller sur le site. Entre ceux qui publient plusieurs billets par jour et ceux un article par an, l’agrégateur est un véritable outil centralisateur dont je ne peux me passer.

Est-ce suffisant ?

Non ! Je suis abonné à certains médias en ligne, je lis également les journaux « papier » (je ne lis plus ou très rarement des livres technique ou politique), je suis également sur des listes mails où je peux échanger, débattre, je participe aussi à des rencontres (réunions, débats, etc) AFK [1] (Away from keyboard = loin du clavier).

Conclusion.

Si le web est un excellent outil pour trouver diverses sources dans des domaines très diversifiés cela ne suffit pas AMHA (À Mon Humble Avis). Faites aussi attention aux affirmations sans sources ou pas vérifiable, voire, sources douteuses et aussi ceux qui relaient des actualités piochées dans d’autres réseaux sociaux sans que celui-ci puisse être vérifié.
Contrairement à l’idée reçue, le web ne fait pas tout et ne remplace pas l’échange humain (confrontation d’idées, de divergences, débats, etc.). Un exemple : Dans votre ville de 20 000 habitants, vous organisez une pétition pour avoir des pistes cyclables… Une pétition en ligne avec 1 000 signataires aura moins de force et sera moins pris au sérieux qu’une pétition papier avec 250 signataires que vous avez fait signer sur le marché car dans le cas du papier, le collectif n’est pas virtuel.

Donc les flux c’est très bien pour centraliser certaines sources d’information mais ne remplace pas l’échange humain et les autres moyens complémentaires pour s’approprier les informations.

Le billet « Orga – Choisir mes sources » est apparu en premier chez Sima78.

Note(s)

  1. ^ Je préfère utiliser l’expression AFK que IRL (in real life = Dans la vrai vie) puisque je ne me considère pas dans l’iréel mais dans la vrai vie lorsque je suis derrière mon PC ou smartphone.

Bilan sur la méthode d’organisation GTD

Getting Things Done - GTD - Sima78La méthode Getting Things Done, le bilan

J’utilise la méthode GTD depuis 2006, 10 ans et trois mois, je pense qu’il est temps d’en faire le bilan. Bien entendu le bilan est d’une objectivité très personnelle puisque chacun s’approprie GTD avec les outils qui lui conviennent. Me concernant, si les outils ont évolué au début, depuis mon denier billet sur le sujet « GTD (Getting Things Done) en pratique« , peu de chose ont changé… Je suis passé de « Evolution » à « Partage » et de « owncloud » à NextCloud ».
J’ai pourtant fait diverses tentatives de modifications, variantes, mais rien à faire, j’en reviens à la base du billet cité plus haut, à part quelques modiques modifications.
L’expérience que j’en tire, les travers dans lesquels il ne faut pas tomber… Voyons la suite…

GTD c’est super! Mais attention au pièges!

A trop vouloir organiser, on risque d’y passer plus de temps qu’à agir!
Je n’utilise pas d’application dédiée à la GTD
Il existe une multitude d’applications (à voir sur Wikipédia, liste non-exhaustive), j’en ai testé quelques-unes. Pour celles qui m’ont paru les mieux adaptées, je me suis retrouvé à les configurer, modifier les tags, ajuster et réajuster les items (contextes), les tâches… J’ai toujours eu le sentiment de passer plus de temps à ajuster au plus près de mes besoins d’organisation qu’à organiser réellement et agir… Bref, j’avais le sentiment de brasser du vent!
J’ai donc rapidement abandonné après avoir testé trois ou quatre applications.

Trop de GTD tue la méthode GTD

Au boulot, je n’utilise pas la méthode GTD du matin au soir, je l’applique généralement de façon partielle.
En effet, si l’on décide d’appliquer la méthode GTD à la lettre, c’est risquer de finir tel un coureur contre la montre, la tête dans le guidon, noyer par les tâches. Car cette méthode traite toutes les informations entrantes avec une priorité égale, les priorités se font ensuite et par contexte. La réalité est autre!
Mais cela ne suffit pas, car elle ne prend pas en compte la créativité, la réflexion, la spontanéité, l’imprévu, l’urgence… Pour y répondre, il faut soit l’intégrer, soit savoir délaisser la méthode GTD, savoir la mettre de côté pour la reprendre plus tard.
Il faut donc savoir poser des priorités! Savoir délaisser un « contexte » en cours pour passer à un autre, voire délaisser la méthode GTD un certain temps.

GTD et le facteur humain

La méthode est strictement organisationnelle, or le facteur humain est primordial. Il est important de prendre le temps de rencontrer les personnes, les collègues. Être à l’écoute, discuter, échanger.
Le facteur humaine c’est aussi s’accorder des pauses.

GTD dans la vie privée

J’ai tenté d’appliquer la méthode GTD dans ma vie privée… Madame Sima s’en tient au calendrier de la poste pour ces RDV, moi mon Nextcloud. GTD dans la vie privée est un échec et s’est tant mieux! Il y a une véritable coupure entre ma vie professionnelle et privée et je n’ai pas envie d’organiser ma vie privée comme celle professionnelle. On s’accommode, moi mon épouse et nos enfants, au mieux, et ça marche très bien comme ça.
GTD pour recentrer, pour ne pas oublier!

Pour conclure.

Si au travail, je ne suis pas la méthode GTD à la lettre, j’y reviens souvent, cela me permet de me recentrer, me recadrer dans les multiples tâches très diversifiées de mon travail. La méthode GTD m’aide aussi à ne pas oublier certaines tâches, même si je leur donne une priorité minime.
Bref!

  • Si vous êtes tête-en-l’air, un peu brouillon (c’est un peu mon cas et je ne souhaite pas changer), c’est une méthode que je vous conseille car vous saurez faire la part des choses en gardant une part de spontanéité.
  • Si vous vous êtes maniaque, pointilleux, vous risquez de vous retrouver submergé de tâches et passer à côté de l’essentiel. Voire même brasser du vent!

GTD (Getting Things Done) en pratique

Savoir vous organiser avec GTDGTD, organiser son travail et/ou sa vie privée.

J’avais déjà écrit un billet sur le sujet il y a longtemps, billet disparu avec la refonte de ce blog. J’y expliquais les outils utilisés et la façon dont je m’étais approprié la méthode GTD.
Avec l’évolution, je réitère et vais vous expliquer comment, actuellement, j’utilise cette méthode au travail. Vous y verrez l’aspect théorique (qui paraît complexe à la lecture, mais simple à l’usage) et l’aspect pratique, ma méthode, mes outils…

Avant propos.
David Allen prend soin d’emblée de préciser que la méthode GTD ne procède pas de la « managing time » (gestion du temps), mais de la « managing action for results » (gestion des actions afin d’obtenir des résultats). GTD est une démarche d’organisation personnelle applicable par chacun à l’ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d’agir immédiatement sur la priorité choisie.

Mon avis: si on suit la méthode GTD par David Allen, point par point, je la trouve lourde, mais le principe est excellent, donc à chacun de se l’approprier. Il existe une multitude d’outils dédiés GTD, personnellement, j’en utilise aucun car mes spécificités professionnelles ne peuvent se résoudre par un seul outil.

Pour la compréhension, car j’utiliserai des termes spécifiques à la méthode, je vous invite à lire l’explication donnée sur wikipédia.

Comment s’organiser, planifier, remettre à plus tard avec GTD

En théorie, la méthode est simple, il suffit de suivre le schéma plus bas… Toutes les infos arrivent dans «la boite de réception», il s’agit d’une bannette («Inbox» certains l’appellent ainsi). Il suffit de suivre le schéma!

Organisation avec GTDPour la pratique, prenons l’exemple d’une journée basique. Pour information, j’ai supprimé toute notification (smartphone, pc), qu’elle soit professionnelle ou personnelle, messagerie, réseaux sociaux et autres applications… Je décide, quand je vais vers l’information, et non l’inverse. Les notifications ont tendance à vous disperser dans vos tâches, vous en devenez facilement dépendant, esclave…

Tout arrive dans ma « bannette de réception » (courriers postaux, demandes de congés, projets, notes prises au téléphone, infos ou tâche via un mail, etc…) et cela tout au long de la journée.

Messagerie : d’une durée de 5 à 20 minutes (peut prendre un temps considérable au retour de congés).
Je commence par relever ma messagerie, je la relève 3 fois par jour (le matin à mon arrivé, à la reprise après déjeuner et une demi-heure avant mon départ en fin de journée).
Je réponds à tout ce qui peut l’être en moins de 5 minutes. Tout ce qui demande plus de 5 mn, car plus de réflexion, ou de recherche de documents, ou implique une autre action…
Je note pour chaque message sur une feuille de bloc-note 10X10, le titre du mail, date, l’action qu’elle entraîne, et je mets la feuille dans la bannette de réception.
J’opte pour une messagerie «zéro message» appelé «Inbox zero», c’est le fait d’avoir zéro mails dans votre boite principale, parce que vous aurez tout lu, tout archivé, et répondu à tout ce qui nécessitait une réponse. Après consultation de mes mails et, bien que tous lus, je n’atteins pas l’objectif zéro, il en reste toujours entre 5 et 15 qui reste en attente pour diverses raisons… Mais ce n’est pas si mal vis-à-vis le nombre de messages reçus quotidiennement.

Bannette de réception : je la vide 2 fois par jour le matin et après déjeuner (toujours après la messagerie, sauf en fin de journée… J’en garde pour le lendemain):
     Quand on vide la bannette, on ne remet jamais rien dedans… On définit les actions à mener.
     Plusieurs options (prend moins de 5mn, non-activable, activable):

– Tout ce qui peut être fait en moins de 5 minutes (certains disent moins de 2 mn), Faites-le immédiatement (croire qu’un appel téléphonique prendra moins de cinq minutes est souvent une erreur, mieux vaut le classer dans les items, voir plus bas).

– Tout ce qui est non-activable

  • Jetez (pub, courrier qui ne vous concerne pas, etc.)
  • Différez et classez dans un dossier «Un autre jour» (projet qui peut être intéressant, idée à «creuser», proposition qui n’a pas d’intérêt dans l’immédiat, etc.).
  • Classez tout ce qui est information (pour projet en cours, infos générales, etc.)
  • À lire, personnellement, j’ai ajouté un dossier «A lire», car il m’arrive de recevoir des dossiers volumineux à lire étudier. Soit il doit être rendu, ou compléter, ou attend mon avis, à une date précise, j’en planifie la lecture et les tâches associées. Soit il n’a pas d’urgence et je verrai plus tard si je le planifie ou pas et le classe dans le dossier «A lire».

– C’est activable, définissez les actions pour les répartir (2 possibilités, en plusieurs actions, en une action) :

  1. Activable en plusieurs actions, planifiez et définissez des actions uniques… Les actions uniques renvoient vers le point 2
  2. Activable avec des actions uniques
  • Déléguez ce qui peut, ou doit l’être, puis classer dans un dossier «En attente» (mon défaut, je ne sais pas bien déléguer).
  • Rentrez dans votre agenda, tout ce qui est à date et/ou heure fixe, précise (RDV, dossier à rendre à un moment précis, etc.)
  • Classez ce qui reste par item, le but est d’organiser son travail par item (dans la mesure du possible).
  • Travailler par item, c’est-à-dire par contexte de tâches, cela simplifie l’organisation et la visibilité de ce qui est fait et reste à faire.

– Un autre jour, En attente, Infos, A lire :
Je m’accorde une plage de temps pour voir la totalité de ces 4 dossiers… Ce qui renvoie à «est-ce que cela correspond à une action?» du schéma vu plus haut.

Quels outils que j’utilise pour l’organisation GTD

Mes outils:

  • Messagerie. J’utilise Evolution
  • Bannette de réception, comme son nom l’indique, il s’agit d’une bannette de bureau.
  • «En attente», «Un autre jour», «Infos» «A lire» sont des boîtes à archives et chemises cartonnées.
  • Item il s’agit d’une chemise type trieur 12 compartiments à onglet (chaque onglet, un item).
  • Agenda et contacts, OwnCloud synchronisé avec mon smartphone.
  • Planifier les projets, j’utilise planner, utilise le principe des diagrammes de Gantt
  • Bloc note, bloc de feuilles volantes 10 X 10 à mon bureau, en dehors un bloc-note à spirale ou mon smartphone.

G.T.D. entre théorie et réalité:

On le sait tous, il arrivera sur votre bureau le dossier qu’on vous demande de finaliser pour hier, on vous demande d’organiser l’évaluation/entretien dans des délais à la limite du bon sens, on vous colle une réunion ou rendez-vous à l’improviste… Vous devrez improviser, la méthode GTD vous servira juste à retrouver un fil conducteur malgré le retard accumulé et se réorganiser tant bien que mal.

GTD bien qu’efficace, à mon avis, n’est pas un remède miracle contre syndrome d’épuisement professionnel «burn-out» lié, entre autres, à une surcharge de travail.

Lorsque j’ai des tâches urgentes et suis vraiment en retard, je peux décider de ne pas vider la bannette de réception et si je n’attends pas de mails liés à cette tâche urgente, ne pas ouvrir ma messagerie… Je centralise mon attention sur l’urgence.

Le livre « Getting Things Done, the art of stress-free productivity (GTD) » de David Allen existe en Français sous le titre « S’organiser pour réussir«